Quem trabalha na área ou acompanha meus textos sabe que a lista de gargalos na importação presentes é vasta, são barreiras não tarifárias, exportadores problemáticos, agentes de carga escolhidos na sorte… Poderia linkar a outros textos meus, mas estes não são responsáveis pelos gargalos que os próprios importadores causam nas importações.
Isso significa que o principal interessado na chegada da mercadoria é também responsável por ancorar os processos e gerar atrasos…
Os quais provavelmente, já que estamos falando de comércio exterior, causarão também prejuízos.
Não falarei novamente de gargalos graves, como não ter RADAR ou levar calote de exportador – abordarei estes corriqueiros no trabalho, que parecem inofensivos, mas com capacidade de ser o início do rolar de uma pequena bola de neve.
Negligenciar o armazenamento de arquivos e informações. (isso causa muitos gargalos na importação)
– Oi, eu preciso da NCM desse produto que me pediram para levantar custos.
– Olá! Pode considerar o mesmo da última importação.
– É que sou do novo Despachante Aduaneiro, não tenho os documentos.
– Entendi, deixa eu ver se acho a proforma no meu e-mail…
– Também preciso da descrição da mercadoria.
– Hum, pede a Nota Fiscal para a transportadora, é só falar o nome da peça.
– Tá… E tem o contato do exportador? Já vou iniciar um e-mail com ele.
– Isso eu tenho! Te mando uma foto do cartão dele pelo zap…Assim que eu o achar.
O exemplo acima é causado pela falta de centralização e procedimentos no armazenamento de informações, normalmente induzido pela comodidade de buscar arquivos ou informações na caixa de e-mail ou no app de mensagem instantânea.
Porém, lembremos que estes programas são para comunicação, não para armazenamento e por isso é comum ver consequências como:
- Demora para encontrar a informação, pois precisou lembrar ou adivinhar como fazer a busca;
- Demora por enviar algo ultrapassado e incorreto que gerará retrabalho;
- Não encontrar, talvez porque não estava em cópia do assunto, ou a informação perdeu-se porque estava no antigo laptop que você derramou café em cima.
Para acabar com esses gargalos na importação, é necessário centralizar onde os arquivos serão salvos, eleger um sistema para armazenar dados das operações e determinar os procedimentos para ambos!
Se não houver procedimentos, as pessoas determinarão individualmente como fazer, então existirão aqueles que salvarão os documentos da importação com o nome do Pedido de compra e outros com o número da Declaração de Importação.
E ambos estarão corretos, pois não existe o correto.
Não renegociar os termos de pagamento (ao menos tentar…isso evita os gargalos na importação).
– Estou cobrando quase diariamente a prontidão da carga, mas o exportador adia seguidamente a data, você sabe se já foi pago? – Questiona o Despachante Aduaneiro.
– Foi sim, já te mando o SWIFT assim que achar no e-mail, pagamos 80% adiantado. Compramos dele há mais de 2 anos e ele nunca cumpre a data de entrega.
– Já que ele nunca cumpre, que tal negociar nos próximos a porcentagem desse pagamento a vista, antes da fabricação, e pagar a maior parte depois de pronto?
Pagar grande parte da importação antes da fabricação não é apenas um problema de fluxo de caixa.
É também um problema de motivação.
Explico, se você colocar no bolso do exportador 70% ou mais do valor da compra antes mesmo do início da produção, que motivação ele tem para fazê-lo no prazo?
Mesmo que ele seja profissional em honrar prazos, digamos que ele sofra amanhã de alguma dificuldade (greve, atraso na matéria prima, desastre naturais…) que vá atrasar 50% dos pedidos em 30 dias, bem provável que ele priorizará a entrega daqueles que irão pagar um valor alto somente depois que a carga estiver pronta.
Na suposição acima já acabei explicando como contornar, é preciso buscar constantemente formas de pagamento que motivem o exportador a lhe entregar para receber. (evitando os gargalos na importação)
E não receber para entregar sabe-se lá quando.
Não se trata apenas de negociar, cada caso é um caso, mas é preciso constantemente tentar, nem que seja ao menos buscar outro fornecedor que ofereça melhor forma de pagamento.
Burocracia interna não preocupada com o comércio exterior.
– Bom dia, importador! O exportador mandou e-mail hoje e disse que a carga está pronta!
– Que bom! Vou então providenciar o pagamento para liberar a coleta.
– Legal, consegue prever quando que será pago?
– Tenho que solicitar o pagamento via sistema, conseguir a aprovação do Gerente de Suprimentos e Gerente Financeiro, esse último vai pedir para o analista financeiro programar o pagamento, que será aprovado pelo Diretor Administrativo.
– Uns 3 dias para pagar?
– Mais, preciso das aprovações também no papel e o diretor foi viajar, hoje é segunda, devo conseguir somente na quarta.
– Eita… Paga na quinta então?
– Quinta da outra semana, porque pagamentos são agendados até terça para serem pagos na quinta da mesma semana…Mais o tempo de emitir o SWIFT.
Tem órgão anuente deferindo Licença de Importação em bem menos tempo que o caso acima…
Uma empresa que não atua no comércio exterior relevantemente, provavelmente possuirá burocracias internas que visem otimizar sua área de atuação e aumente o controle daquilo que não entende.
Por exemplo: algum segmento chato, complexo e caro, como a Importação
A consequência dessas burocracias é que a mercadoria precisará aguardar até que elas se cumpram, consequentemente a importadora estará se submetendo a riscos, pois no comércio exterior, tempo é prejuízo, que vão além da variação cambial.
Conseguir mudar burocracias internas é tão difícil quanto renegociar pagamentos internacionais, pois é um trabalho político que envolve conseguir o apoio dos demais setores que serão influenciados pelas mudanças, e talvez sequer sejam beneficiados.
Outra forma de contornar as burocracias é entender como elas funcionam para reduzir o tempo que elas tomam, mas tratarei dela como o último gargalo desse texto:
Não otimizar a sequência de procedimentos.
– Olá, importador! O exportador confirmou o pagamento e a mercadoria está liberada para coleta!
– Maravilha! Então eu vou cotar o frete internacional.
– Não fechou o frete ainda?
– Calma! Vou pedir os dados da carga para o exportador e até depois de amanhã devo te passar os dados do agente de carga.
Este exemplo força um pouco a barra (apesar de acontecer), mas é essencial para esclarecer que:
Os procedimentos na importação e exportação não precisam ocorrer em fila única!
Por mais que cotações de frete tenham validade, ele já poderia ter iniciado assim que soube que a carga estava pronta e quando iriam pagar. Devido a fuso horário e a quantidade de envolvidos numa operação, é comum etapas rotineiras tomarem mais de um ou dois dias (úteis) para ocorrer.
Por isso é tão precioso conseguir economizar tempo ao iniciar procedimentos que não dependam de outros… Mas tome cuidado para não colocar a carroça na frente dos bois, pressa e eficiência não tem o mesmo significado.
E você, amiga(o)?
Costuma ver estes gargalos na importação em sua empresa ou clientes? Adianta cobrar eficiência dos prestadores de serviço, se os principais gargalos são internos? Que outros ficaram de fora (isso que só tratei do que ocorre antes do embarque? Vamos continuar a conversa nos comentários.
